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Adeline, Sophie RB- Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S
=== Hébergements ===- Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB + Yannick en back-up ordi mac et pojecteur
Coordonner les offres -Multiprises/ demandes rallonges: Claire.Ok sur le lieu Genevieve
Donner les infos des possibilités- Grands sacs poubelles: ClaireEliane
=== Matériel ===- Signe distinctif pour les organisateursAchat de 200 verres/carton: Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ?Eliane
- Paperboard: Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates : === Vendredi 20 Juin ===
- Etiquettes '''RDV à 17h45''' pour ceux/ celles qui le peuvent: pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes)Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray, Edwige et Caroline...
=== Pauses ===- Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres
Organisation type auberge espagnole - Mettre petits panneaux (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partagerl'entrée, des douceursaccrochés sur la grille)Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.Gestion des verres / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (récupération après chaque journée, nettoyagequi prepare les affiches de couleur) :
=== Propreté de la salle ===- Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C
Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter - Panneaux pour affichages des contenants adaptésinfos : Genevieve Geneviève Cet Eliane
Y a-t-il des poubelles ? Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C
Comment organiser pour les fumeurs ? '''Accueil'''
Accès aux balais et produits d'entretien :''- RDV à 19h''' pour inscrire les personnes sur les listes
Pour - Prévoir les poubelles ? Apporter listes des sacs noms:Isabelle S...
=== Médias ===- 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire Graillot
Contact avec la presse - 1 personne pour l'extérieur : Malika Elkordpour accueillir les arrivants: Isabelle D
Envoi mail informant - Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la conférence à plusieurs médiassalle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G....
* - Accueildes participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, ...une personne à l'extérieur: Isabelle D
2 personnes pour l'entrée sur rue - Rangement/installation lendemain :Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, ...
1 personne pour l'intérieur :=== Dimanche 22 Juin ===
Préparer le fléchage 2 personnes pour s'informer des règles de sécurité RDV à 8h30:
* Ouverture de la conférence- Accueil des participants (6)à 8h30: Halina, Yann M., Chloé, Edwige, Stéphanie Schulmann...une personne l’extérieur: Isabelle D
Prise de parole - Rangement: à discuter lors de 10 personnes et plus...pour ranger et nettoyer la rencontre salle (de préparation17h à 18h30): Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G
* Urne===Finances===
Trouver un lieu pour l'urne et faire passer le message - Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les participations volontaires placer : Geneviève C,
Inciter à insérer espèces- A la pause de midi, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urnefaire appel aux participations volontaires :
* Fin - Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de la soiréedons dans une enveloppe à mettre dans l'urne : Stéphanie Schulmann(dimanche)
Ménage - 3 personnes responsables des urnes :Sophie (Rousseau), Isabelle S. Isbabelle D
Installation vendredi des 17h45 (10 personnes seraient super... Dont les 6 personnes qui seront Merci d'aider à l’accueil) : Eliane, Geneviève C, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise Brangeon, et ???ranger !
A faire: (merci d'indiquer vos noms en fonction de vos élans)Installer les chaises: Sophie RB, ....Verifier la sono:Installer les tables (accueil); preparer les listes des réservations :Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille):Indiquer le trajet du métro ds la lettre de confirmation: === Repas ===
Paper board: qui peut en apporter ? Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve CPanneaux pour affichages des infos : Geneviève CPrévoir pour grands cendriers à l’extérieur Repérer les restaurants (pot fleurs + sable ?dont ouverts le dimanche) Geneviève C
..........Samedi et dimanche matin 8h15prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) : Remise en état du lieu, prêt accueil pour 8h45:....
Rangement: Vendredi (à 22h, apres la conference): prépa pour le lendemain : Sophie RB, ...Samedi: même chose: .....Dimanche: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30) === Pauses ===
* Accueil (être prêts des 19 heures car il Organisation type auberge espagnole : Prévoir entre nous faudra du temps et Dominic, pour noter les personnes sur les listes) Vendredi 6 personnes: Sophie RB, ...Samedi et dimanche: 6 personnes :Prévoir les listes des noms qui?le timing
Les badges: qui?(Étiquettes/ badges personnes blanches et Badges couleur pour équipe organisatrice ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec un Élément vestimentaire commun pour donner repèresune boisson à partager,eau, jus, des douceurs): Quelqu'un aurait une idee ?
Autre logistique :Trouver 50 autres chaises (bancs) : Geneviève CGros feutres pour paper board et tableauPetits feutres pour écrire noms sur badgesPour les Lors des pauses (ci-dessous) de samedi et dimanche, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.
'''* Finances''' === Interprétariat ===
A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires - Vendredi soir:Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urnePrévoir 3 urnes pour récoltes argent et prévoir feuille promesse de dons: Geneviève CBudget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récoltePascale Molho /compte argent chaque jour : Eliane avec le soutien de Sophie Rousseau3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), RB
'''- Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho + en soutien: Ariane Girard
=== Repas ===Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) prévoir plusieurs listes - Dimanche: Saleem Ebrahim (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) Qui (1 personne) + en soutien:Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.
Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant Eliane fait le WEphotocopies des attestations et des documents de Dominic jeudi === Médias === Contact avec la presse :... Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées) Prise de contacts par rapport à la conférence avec plusieurs médias
Dans les derniers joursmail envoyé en début de semaine, un mail pourrait être sera envoyé pour les dernières consigneset le copié collé de infos de cette page == Prochaines rencontres pour finaliser ==pour le numéros conf tel cf le mail de Sophie du 30 Mai
== Prochaines rencontre - Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h00 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30- Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour finaliser ==préparer la salle de la conférence.
Nathalie a déplacé la page Préparation vers Préparation/Paris
Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
=== Gestion des inscriptions ===
- Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline
=== Gestion Hébergements === Coordonner les offres / demandes : Claire Geoffray. Donner les infos des réservations/ envoi confirmations possibilités: Idem === Matériel === - Paperboard: : Stephanie S en apporte 1,Eliane apporte 1+ feuilles--- Jean-Luc apporte un 3ème + 1 rouleau. - Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S - 50 chaises (bancs) Ok: Geneviève C à descendre et remonter le vendredi - Gros feutres pour paper board et tableau : Isabelle S
- UrnesInstaller les chaises descendre les 50 en + : pour collecter Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et les diverses participations:autres
- Un formulaire type pour les promesses de dons Vérifier la sono:Geneviève C
=== Organisation du vendredi Samedi 21 Juin ===RDV à 8h30:
- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau
=== '''Propreté de la salle ='''== '''un espace spécifique pour le groupe organisation'''
Il y a une cuisine, nous pourrons entreposer matériel divers, feuille rappel des heures et tâches, bouteille d'eau pour Dominic,traducteurs, nous... et...
Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à l'exterieur (dans la rue) Genevieve C
Balais / produits d'''* Mise en place de la salle les 20entretien /21/22 Juin'''sacs poubelles :ok, Eliane et Genevieve C.
Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : Stéphanie Schulmann dimanche
=== Partir des lieux ===
Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :Stéphanie Schulmann (paperboard avec papier)...
=== Photocopies ===
=== Dernier mail à tous ===
A noter:Pour toutes questions: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin
== Divers ==
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.