Préparation/Paris

Cette page est dédiée à la coordination de la préparation de l'évènement annoncé en page d'Accueil.

Possibilité de s'inspirer de celles-ci :

• Préparation/Bordeaux
• Accueil/Bordeaux
• Main page/Bordeaux
• etc…

Toutes les pages qui ont été utilisées pour Bordeaux peuvent être renommées sur le même principe pour libérer le nom de page pour l'évènement sur Paris.

Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014.

Qui veut s'occuper de ?

Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité

Gestion des inscriptions

- Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline

Hébergements

Coordonner les offres / demandes : Claire Geoffray.

Donner les infos des possibilités: Idem

Matériel

- Paperboard: : Stephanie S en apporte 1,Eliane apporte 1+ feuilles--- Jean-Luc apporte un 3ème + 1 rouleau.

- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S

- 50 chaises (bancs) Ok: Geneviève C à descendre et remonter le vendredi

- Gros feutres pour paper board et tableau : Isabelle S

- Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S

- Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB + Yannick en back-up ordi mac et pojecteur

-Multiprises/rallonges: Ok sur le lieu Genevieve

- Grands sacs poubelles: Eliane

- Achat de 200 verres/carton: Eliane

Vendredi 20 Juin

RDV à 17h45 pour ceux/ celles qui le peuvent: Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray, Edwige et Caroline...

- Installer les chaises descendre les 50 en + : Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et les autres

- Vérifier la sono: Geneviève C

- Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres

- Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille) / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (qui prepare les affiches de couleur)

- Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C

- Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C et Eliane

- Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C

Accueil

- RDV à 19h pour inscrire les personnes sur les listes

- Prévoir les listes des noms: Isabelle S...

- 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire Graillot

- 1 personne pour l'extérieur : pour accueillir les arrivants: Isabelle D

- Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G....

Samedi 21 Juin

RDV à 8h30:

- Accueil des participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, ... une personne à l'extérieur: Isabelle D

- Rangement/installation lendemain : Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, ...

Dimanche 22 Juin

RDV à 8h30:

- Accueil des participants (6)à 8h30: Halina, Yann M., Chloé, Edwige, Stéphanie Schulmann... une personne l’extérieur: Isabelle D

- Rangement: 10 personnes et plus...pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30): Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G

Finances

- Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer : Geneviève C,

- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :

- Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne : Stéphanie Schulmann(dimanche)

- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau

- 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), Isabelle S. Isbabelle D

=== Propreté de la salle === un espace spécifique pour le groupe organisation Il y a une cuisine, nous pourrons entreposer matériel divers, feuille rappel des heures et tâches, bouteille d'eau pour Dominic,traducteurs, nous... et...

Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à l'exterieur (dans la rue) Genevieve C

Balais / produits d'entretien / sacs poubelles : ok, Eliane et Genevieve C.

Merci d'aider à ranger !

Repas

Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) Geneviève C

prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :

Pauses

Organisation type auberge espagnole : Prévoir entre nous et Dominic, pour le timing

(pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager,eau, jus, des douceurs)

Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.

Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : Stéphanie Schulmann dimanche

Interprétariat

- Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB

- Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho + en soutien: Ariane Girard

- Dimanche: Saleem Ebrahim + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.

Partir des lieux

Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :Stéphanie Schulmann (paperboard avec papier)...

Photocopies

Eliane fait le photocopies des attestations et des documents de Dominic jeudi

Médias

Contact avec la presse : Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées)

Prise de contacts par rapport à la conférence avec plusieurs médias

Dernier mail à tous

mail envoyé en début de semaine, un mail sera envoyé pour les dernières consignes et le copié collé de infos de cette page

Prochaines rencontres pour finaliser

pour le numéros conf tel cf le mail de Sophie du 30 Mai

- Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h00 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30 - Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour préparer la salle de la conférence.

A noter:Pour toutes questions: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin

Divers

Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.