Préparation/Paris : Différence entre versions

Version du 28 mai 2014 à 23:19

Cette page est dédiée à la coordination de la préparation de l'évènement annoncé en page d'Accueil.

Possibilité de s'inspirer de celles-ci :

Toutes les pages qui ont été utilisées pour Bordeaux peuvent être renommées sur le même principe pour libérer le nom de page pour l'évènement sur Paris.

Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014.

Qui veut s'occuper de ?

Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité

Gestion des inscriptions

- Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline

- Indiquer le trajet du métro ds la lettre de confirmation: ...

Hébergements

Coordonner les offres / demandes : Claire.

Donner les infos des possibilités: Claire

Matériel

- Signe distinctif pour les organisateurs: Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ?

- Paperboard: Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates :

- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes)

- Trouver 50 autres chaises (bancs) : Geneviève C

- Gros feutres pour paper board et tableau

- Petits feutres pour écrire noms sur badges

- Rétroprojecteur: Sophie RB

- Vérifier avec Dominic / Dieudonné de quel matériel Dominic dispose (ordi): Sophie RB

- Ramener 3 rallonge: Sophie RB (Genevieve, y en a t il dans la salle ?)

Vendredi

RDV à 17h45 (10 personnes seraient super... Dont les 6 personnes qui seront à l’accueil) : Eliane, Geneviève C, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise Brangeon, et ???

- Installer les chaises: Sophie RB, ....

- Verifier la sono:

- Installer les tables (accueil); preparer les listes des réservations : Sophie RB

- Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille) / Préparer le fléchage :

- Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C

- Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C

- Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable ?) Geneviève C

* Accueil

- RDV à 19h pour inscrire les personnes sur les listes Prévoir les listes des noms: ...

- 2 personnes pour l'entrée sur rue :

- 1 personne pour l'intérieur :

- 2 personnes pour s'informer des règles de sécurité:

- Rangement (à 22h, apres la conference): prépa pour le lendemain : Sophie RB, ...(6 personnes)

Samedi et dimanche

RDV à 8h15: Remise en état du lieu, prêt accueil pour 8h45:....

Rangement: (6 personnes)

Dimanche: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30)

Finances

- Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer

- Prévoir feuille promesse de dons: Geneviève C

- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :

- Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne

- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau

- 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), ....

Propreté de la salle

Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: Genevieve C

Y a-t-il des poubelles ?

Comment organiser pour les fumeurs ?

Accès aux balais et produits d'entretien :

Pour les poubelles ? Apporter des sacs :

Repas

Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche)

prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :

Pauses

Organisation type auberge espagnole

(pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs)

Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.

Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) :

Interprétariat

- Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB

- Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard

- Dimanche: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard

Partir des lieux

Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :...

Photocopies

Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant le WE:...

Médias

Contact avec la presse : Malika Elkord

Envoi mail informant de la conférence à plusieurs médias

Dernier mail à tous

Dans les derniers jours, un mail pourrait être envoyé pour les dernières consignes

Prochaines rencontre pour finaliser

Divers

Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.