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Organisation type auberge espagnole (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, Donner les infos des douceurs)Lors des pauses, ca serait pas mal d'être vigilant par rapport au nettoyage.Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) possibilités:Idem
- Signe distinctif pour les organisateurs: Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ?
- Un formulaire type pour les promesses de dons :=== Vendredi 20 Juin ===
=== Photocopies ==='''RDV à 17h45''' pour ceux/ celles qui le peuvent:Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray, Edwige et Caroline... - Installer les chaises descendre les 50 en + : Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et les autres - Vérifier la sono: Geneviève C - Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres - Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille) / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (qui prepare les affiches de couleur) - Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C - Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C et Eliane - Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C '''Accueil''' '''- RDV à 19h''' pour inscrire les personnes sur les listes - Prévoir les listes des noms: Isabelle S... - 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire Graillot
Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant le WE- 1 personne pour l'extérieur :pour accueillir les arrivants: Isabelle D
=== Propreté des lieux ===- Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G....
Vérifier la présence de cendriers === Samedi 21 Juin === RDV à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés8h30: Genevieve C
=== Médias ===- Accueil des participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, ...une personne à l'extérieur: Isabelle D
Contact avec la presse - Rangement/installation lendemain : Malika ElkordClaire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, ...
Envoi mail informant de la conférence à plusieurs médias=== Dimanche 22 Juin ===
=== Organisation du vendredi ===RDV à 8h30:
* - Accueildes participants (6)à 8h30: Halina, Yann M., Chloé, Edwige, Stéphanie Schulmann...une personne l’extérieur: Isabelle D
2 - Rangement: 10 personnes et plus...pour l'entrée sur rue ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30):Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G
1 personne pour l'intérieur :===Finances===
Préparer le fléchage 2 personnes - Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour s'informer des règles de sécurité les placer : Geneviève C,
* Ouverture - A la pause de la conférencemidi, faire appel aux participations volontaires :
Prise - Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de parole dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne : à discuter lors de la rencontre de préparationStéphanie Schulmann(dimanche)
* Urne- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau
Trouver un lieu pour l'urne et faire passer le message pour les participations volontaires - 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), Isabelle S. Isbabelle D
Inciter à insérer espèces=== '''Propreté de la salle ='''== '''un espace spécifique pour le groupe organisation'''Il y a une cuisine, ou chèquenous pourrons entreposer matériel divers, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans lfeuille rappel des heures et tâches, bouteille d'urneeau pour Dominic,traducteurs, nous... et...
* Fin Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à l'exterieur (dans la soiréerue) Genevieve C
Ménage :Merci d'aider à ranger !
* '''Gestion des réservations/ envoi confirmations:''' Adeline, Sophie Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) Geneviève C
'''* Mise en place de la salle les 20/21/22 Juin'''prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :
Installation vendredi des 17h45 (10 personnes seraient super... Dont les 6 personnes qui seront à l’accueil) : Eliane, Geneviève C, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise Brangeon, et ???=== Pauses ===
A faireOrganisation type auberge espagnole : (merci d'indiquer vos noms en fonction de vos élans)Installer les chaises: Sophie RB, ....Verifier la sono:Installer les tables (accueil); preparer les listes des réservations :Mettre petits panneaux (à l'entréePrévoir entre nous et Dominic, accrochés sur la grille):Indiquer pour le trajet du métro ds la lettre de confirmation: timing
Paper board: (pour ceux qui peut en apporter ? Décoration : Fleurs et vases ou en potle peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager,eau, jus, nappes/tables : Eliane et Genevieve CPanneaux pour affichages des infos : Geneviève CPrévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable ?douceurs) Geneviève C
..........Samedi et dimanche matin 8h15: Remise en état du lieuLors des pauses, prêt accueil pour 8h45:...ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.
Rangement: Vendredi Gestion des verres (à 22hrécupération après chaque journée, apres la conferencenettoyage): prépa pour le lendemain : Sophie RB, ...Samedi: même chose: .....Dimanche: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30) Stéphanie Schulmann dimanche
* Accueil (être prêts des 19 heures car il nous faudra du temps pour noter les personnes sur les listes) Vendredi 6 personnes: Sophie RB, ...Samedi et dimanche: 6 personnes :Prévoir les listes des noms qui?=== Interprétariat ===
Les badges- Vendredi soir: qui?(ÉtiquettesPascale Molho / badges personnes blanches et Badges couleur pour équipe organisatrice avec un Élément vestimentaire commun pour donner repères): Quelqu'un aurait une idee ?Sophie RB
Autre logistique - Samedi:Trouver 50 autres chaises (bancs) Saleem Ebrahim / Pascale Molho + en soutien: Geneviève CGros feutres pour paper board et tableauPetits feutres pour écrire noms sur badgesPour les pauses (ci-dessous) de samedi et dimancheAriane Girard
'''* Finances''' === Partir des lieux ===
A la pause de midiGestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, faire appel aux participations volontaires :Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urnePrévoir 3 urnes pour récoltes argent et prévoir feuille promesse de dons: Geneviève CBudget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane avec le soutien de Sophie Rousseau3 personnes responsables aide des urnes paperboards : Sophie Stéphanie Schulmann (Rousseaupaperboard avec papier), ...
'''* Hébergements :''' Coordonner les offres / demandes : Claire.Donner les infos des possibilités: Claire=== Photocopies ===
'''* Repas :''' Repérer les restaurants (dont ouverts Eliane fait le dimanche) prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) Qui (1 personne) :photocopies des attestations et des documents de Dominic jeudi
'''* Partir des lieux'''=== Médias ===
Gestion Contact avec la presse : Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des offres et des demandes pour journalistes dont vous pouvez lui transmettre les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :...coordonnées)
Ménage : balais fournis? Prise de contacts par rapport à verifierla conférence avec plusieurs médias
Dans les derniers joursmail envoyé en début de semaine, un mail pourrait être sera envoyé pour les dernières consigneset le copié collé de infos de cette page == Prochaines rencontres pour finaliser ==pour le numéros conf tel cf le mail de Sophie du 30 Mai
== Prochaines rencontre - Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h00 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30- Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour finaliser ==préparer la salle de la conférence.
Nathalie a déplacé la page Préparation vers Préparation/Paris
Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
=== Pauses Gestion des inscriptions === - Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline === Hébergements === Coordonner les offres / demandes : Claire Geoffray.
=== Matériel ===
- Paperboard: Il : Stephanie S en apporte 1,Eliane apporte 1+ feuilles--- Jean-Luc apporte un 3ème + 1 rouleau. - Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S - 50 chaises (bancs) Ok: Geneviève C à descendre et remonter le vendredi - Gros feutres pour paper board et tableau : Isabelle S - Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S - Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB + Yannick en faudrait au moins 2 back-up ordi mac et des feuilles adéquates pojecteur -Multiprises/rallonges: Ok sur le lieu Genevieve
- Etiquettes Grands sacs poubelles: pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes)Eliane
- Urnes: pour collecter les diverses participationsAchat de 200 verres/carton:Eliane
Balais / produits d'entretien / sacs poubelles : ok, Eliane et Genevieve C.
=== Organisation des ateliers Repas ===
- Dimanche: Saleem Ebrahim + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.
=== Dernier mail à tous ===
A noter:Pour toutes questions: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin
== Divers ==
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.