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- Signe distinctif pour les organisateurs: Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ?
Organisation type auberge espagnole - Mettre petits panneaux (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partagerl'entrée, des douceursaccrochés sur la grille)Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.Gestion des verres / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (récupération après chaque journée, nettoyagequi prepare les affiches de couleur) :
=== Propreté des lieux ===- Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C
Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter - Panneaux pour affichages des contenants adaptésinfos : Genevieve Geneviève Cet Eliane
Il faut penser - Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) : y a-t-il des poubelles ? comment organiser pour les fumeurs ? accès aux balais et produits d'entretien :Geneviève C
* Des balais * Poubelles ? Apporter des sacs ?'''Accueil'''
=== Médias ==='''- RDV à 19h''' pour inscrire les personnes sur les listes
Contact avec la presse - Prévoir les listes des noms: Malika ElkordIsabelle S...
Envoi mail informant de la conférence - 6 personnes à plusieurs médiasl'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire Graillot
=== Organisation du vendredi ===- 1 personne pour l'extérieur : pour accueillir les arrivants: Isabelle D
* Accueil- Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G....
2 personnes pour l'entrée sur rue === Samedi 21 Juin === RDV à 8h30:
1 - Accueil des participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, ...une personne pour à l'intérieur extérieur:Isabelle D
Préparer le fléchage 2 personnes pour s'informer des règles de sécurité - Rangement/installation lendemain : Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, ...
* Ouverture de la conférence=== Dimanche 22 Juin ===
Prise de parole RDV à 8h30: à discuter lors de la rencontre de préparation
* Urne- Accueil des participants (6)à 8h30: Halina, Yann M., Chloé, Edwige, Stéphanie Schulmann...une personne l’extérieur: Isabelle D
Trouver un lieu - Rangement: 10 personnes et plus...pour l'urne ranger et faire passer le message pour les participations volontaires nettoyer la salle (de 17h à 18h30): Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G
Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne===Finances===
* Fin de la soirée- Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer : Geneviève C,
Ménage - Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne :Stéphanie Schulmann(dimanche)
=== Organisation des ateliers ===- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau
* '''Gestion - 3 personnes responsables des réservations/ envoi confirmationsurnes :''' AdelineSophie (Rousseau), Sophie Isabelle S. Isbabelle D
Installation vendredi Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des 17h45 cendriers à l'exterieur (10 personnes seraient super... Dont les 6 personnes qui seront à l’accueildans la rue) : Eliane, Geneviève Genevieve C, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise Brangeon, et ???
A faire: (merci Balais / produits d'indiquer vos noms en fonction de vos élans)Installer les chaisesentretien / sacs poubelles : Sophie RBok, Eliane et Genevieve C....Verifier la sono:Installer les tables (accueil); preparer les listes des réservations :Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille):Indiquer le trajet du métro ds la lettre de confirmation:
Paper board: qui peut en apporter ? Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve CPanneaux pour affichages des infos : Geneviève CPrévoir pour grands cendriers Merci d'aider à l’extérieur (pot fleurs + sable ?) Geneviève Cranger !
..........Samedi et dimanche matin 8h15: Remise en état du lieu, prêt accueil pour 8h45:....=== Repas ===
Rangement: Vendredi Repérer les restaurants (à 22h, apres la conference): prépa pour dont ouverts le lendemain : Sophie RB, ...Samedi: même chose: .....Dimanche: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30dimanche) Geneviève C
* Accueil prévoir plusieurs listes (être prêts des 19 heures car il nous faudra du temps pour noter les personnes tirage sur les listesgrandes feuilles qui seront sur le panneau infos) Vendredi 6 personnes: Sophie RB, ...Samedi et dimanche: 6 personnes :Prévoir les listes des noms qui?
Les badges: qui?(Étiquettes/ badges personnes blanches et Badges couleur pour équipe organisatrice avec un Élément vestimentaire commun pour donner repères): Quelqu'un aurait une idee ?=== Pauses ===
Autre logistique Organisation type auberge espagnole :Trouver 50 autres chaises (bancs) : Geneviève CGros feutres pour paper board Prévoir entre nous et tableauPetits feutres Dominic, pour écrire noms sur badgesPour les pauses (ci-dessous) de samedi et dimanchele timing
A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urnePrévoir 3 urnes pour récoltes argent et prévoir feuille promesse de dons: Geneviève CBudget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane avec le soutien de Sophie Rousseau3 personnes responsables Gestion des urnes : Sophie verres (Rousseaurécupération après chaque journée, nettoyage), : Stéphanie Schulmann dimanche
'''=== Interprétariat ===
=== Repas ===- Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho + en soutien: Ariane Girard Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) prévoir plusieurs listes - Dimanche: Saleem Ebrahim (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) Qui (1 personne) + en soutien:Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.
Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant Eliane fait le WEphotocopies des attestations et des documents de Dominic jeudi === Médias === Contact avec la presse :... Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées) Prise de contacts par rapport à la conférence avec plusieurs médias
Dans les derniers joursmail envoyé en début de semaine, un mail pourrait être sera envoyé pour les dernières consigneset le copié collé de infos de cette page == Prochaines rencontres pour finaliser ==pour le numéros conf tel cf le mail de Sophie du 30 Mai
== Prochaines rencontre - Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h00 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30- Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour finaliser ==préparer la salle de la conférence.
Nathalie a déplacé la page Préparation vers Préparation/Paris
Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
=== Gestion des inscriptions ===
- Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline
=== Hébergements ===
Coordonner les offres / demandes : Claire Geoffray.
Donner les infos des possibilités: Idem
=== Matériel ===
- Paperboard: Il : Stephanie S en faudrait au moins 2 apporte 1,Eliane apporte 1+ feuilles--- Jean-Luc apporte un 3ème + 1 rouleau. - Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S - 50 chaises (bancs) Ok: Geneviève C à descendre et des feuilles adéquates remonter le vendredi - Gros feutres pour paper board et tableau : Isabelle S - Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S - Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB + Yannick en back-up ordi mac et pojecteur
- Etiquettes Multiprises/rallonges: pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms Ok sur les etiquettes autocollantes)le lieu Genevieve
- Urnes: pour collecter les diverses participationsGrands sacs poubelles:Eliane
- Un formulaire type pour les promesses Achat de dons 200 verres/carton:Eliane
=== Pauses Vendredi 20 Juin === '''RDV à 17h45''' pour ceux/ celles qui le peuvent:Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray, Edwige et Caroline... - Installer les chaises descendre les 50 en + : Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et les autres - Vérifier la sono: Geneviève C - Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres
- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :
=== '''* Mise en place Propreté de la salle les 20/21/22 Juin=''':== '''un espace spécifique pour le groupe organisation'''Il y a une cuisine, nous pourrons entreposer matériel divers, feuille rappel des heures et tâches, bouteille d'eau pour Dominic,traducteurs, nous... et...
(pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager,eau, jus, des douceurs)
Lors des pauses, ca serait bien d'''* Finances''' être vigilant par rapport au nettoyage.
- Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB
=== Partir des lieux ===
Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :Stéphanie Schulmann (paperboard avec papier)...
=== Photocopies ===
=== Dernier mail à tous ===
A noter:Pour toutes questions: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin
== Divers ==
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.