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=== Gestion - Tableau des inscrits à remplir + Envoi des réservations/ envoi confirmations === : Adeline, Sophie RB
- Signe distinctif pour les organisateurs: Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ?
=== Pauses ===- Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB + Yannick en back-up ordi mac et pojecteur
Organisation type auberge espagnole (pour ceux qui -Multiprises/rallonges: Ok sur le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs)Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) :lieu Genevieve
=== Propreté de la salle ===- Grands sacs poubelles: Eliane
Vérifier la présence - Achat de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés200 verres/carton: Genevieve CEliane
Y a-t-il des poubelles ? === Vendredi 20 Juin ===
Comment organiser '''RDV à 17h45''' pour les fumeurs ? ceux/ celles qui le peuvent:Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray, Edwige et Caroline...
Accès aux balais - Installer les chaises descendre les 50 en + : Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et produits d'entretien :les autres
Pour les poubelles ? Apporter des sacs - Vérifier la sono:Geneviève C
=== Médias ===- Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres
Contact avec - Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la presse grille) / Préparer le fléchage : Malika ElkordCaroline et Isabelle S (qui prepare les affiches de couleur)
Envoi mail informant de la conférence à plusieurs médias- Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C
=== Organisation du vendredi ===- Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C et Eliane
* Accueil- Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C
2 personnes pour l'entrée sur rue :''Accueil'''
1 personne '''- RDV à 19h''' pour l'intérieur :inscrire les personnes sur les listes
Préparer le fléchage 2 personnes pour s'informer - Prévoir les listes des règles de sécurité noms: Isabelle S...
* Ouverture de la conférence- 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire Graillot
Prise de parole - 1 personne pour l'extérieur : à discuter lors de la rencontre de préparationpour accueillir les arrivants: Isabelle D
* Urne- Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G....
Trouver un lieu pour l'urne et faire passer le message pour les participations volontaires === Samedi 21 Juin === RDV à 8h30:
Inciter - Accueil des participants (6)à insérer espèces8h30: Claire G, ou chèqueChloé, ou proposition de dons dans Isabelle S, Isabelle D, Dominique, ...une enveloppe personne à mettre dans l'urneextérieur: Isabelle D
Installation vendredi :17h45 (10 personnes seraient super... Dont les 6 personnes qui seront à l’accueil) : Eliane, Geneviève C, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise Brangeon, et ???Installer les chaises: Sophie RB, ....Verifier la sono:Installer les tables (accueil); preparer les listes des réservations :Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille):Indiquer le trajet du métro ds la lettre de confirmation: === Dimanche 22 Juin ===
Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve CPanneaux pour affichages des infos RDV à 8h30: Geneviève CPrévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable ?) Geneviève C
* Accueil (être prêts des 19 heures car il nous faudra du temps pour noter les personnes sur les listes) Vendredi 6 personnes: Sophie RB, ...Samedi et dimanche: 6 personnes :Prévoir les listes des noms qui?===Finances===
Les badges: qui?(Étiquettes/ badges personnes blanches et Badges couleur pour équipe organisatrice avec un Élément vestimentaire commun - Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour donner repères)les placer : Quelqu'un aurait une idee ?Geneviève C,
Autre logistique :Trouver 50 autres chaises (bancs) : Geneviève CGros feutres pour paper board et tableauPetits feutres pour écrire noms sur badgesPour les pauses (ci-dessous) A la pause de samedi et dimanchemidi, faire appel aux participations volontaires :
===Finances===- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau
- A === '''Propreté de la pause de midisalle ='''== '''un espace spécifique pour le groupe organisation'''Il y a une cuisine, nous pourrons entreposer matériel divers, feuille rappel des heures et tâches, bouteille d'eau pour Dominic,traducteurs, faire appel aux participations volontaires :nous... et...
- Inciter Vérifier la présence de cendriers à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à mettre dans l'urneexterieur (dans la rue) Genevieve C
- Budget dépenses réelles Balais / lien avec Dominic sur la questionproduits d'entretien /récolte/compte argent chaque jour sacs poubelles : ok, Eliane et Sophie RousseauGenevieve C.
- 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), ....Merci d'aider à ranger !
Qui === Pauses === Organisation type auberge espagnole : Prévoir entre nous et Dominic, pour le timing (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager,eau, jus, des douceurs) Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage. Gestion des verres (1 personnerécupération après chaque journée, nettoyage) :Stéphanie Schulmann dimanche === Interprétariat === - Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB - Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho + en soutien: Ariane Girard - Dimanche: Saleem Ebrahim + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.
Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant Eliane fait le WEphotocopies des attestations et des documents de Dominic jeudi === Médias === Contact avec la presse :... Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées) Prise de contacts par rapport à la conférence avec plusieurs médias
Dans les derniers joursmail envoyé en début de semaine, un mail pourrait être sera envoyé pour les dernières consigneset le copié collé de infos de cette page == Prochaines rencontres pour finaliser ==pour le numéros conf tel cf le mail de Sophie du 30 Mai
== Prochaines rencontre - Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h00 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30- Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour finaliser ==préparer la salle de la conférence.
Nathalie a déplacé la page Préparation vers Préparation/Paris
Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
=== Gestion des inscriptions ===
=== Hébergements ===
Coordonner les offres / demandes : ClaireGeoffray.
Donner les infos des possibilités: ClaireIdem
=== Matériel ===
- Paperboard: Il : Stephanie S en faudrait au moins 2 et apporte 1,Eliane apporte 1+ feuilles--- Jean-Luc apporte un 3ème + 1 rouleau. - Etiquettes : pour faire des feuilles adéquates badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S
- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent 50 chaises (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantesbancs)Ok: Geneviève C à descendre et remonter le vendredi
- Urnes: Gros feutres pour collecter les diverses participationspaper board et tableau :Isabelle S
- Un formulaire type Petits feutres pour les promesses de dons écrire noms sur badges :Isabelle S
- Rangement/installation lendemain : Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, ...
- Accueil des participants (6)à 8h30: Halina, Yann M......., Chloé, Edwige, Stéphanie Schulmann...Samedi et dimanche matin 8h15: Remise en état du lieu, prêt accueil pour 8h45une personne l’extérieur:....Isabelle D
- Rangement: Vendredi (à 22h, apres la conference): prépa pour le lendemain : Sophie RB, ...Samedi: même chose: ..10 personnes et plus...Dimanche: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30) : Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G
- Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne : Stéphanie Schulmann(dimanche)
- Prévoir 3 personnes responsables des urnes pour récoltes argent et prévoir feuille promesse de dons: Geneviève CSophie (Rousseau), Isabelle S. Isbabelle D
=== Repas ===
Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) Geneviève C
prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :
=== Partir des lieux ===
Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :Stéphanie Schulmann (paperboard avec papier)...
=== Photocopies ===
=== Dernier mail à tous ===
A noter:Pour toutes questions: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin
== Divers ==
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.