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- Signe distinctif pour les organisateurs: Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ?
Organisation type auberge espagnole - Installer les tables (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceursaccueil)Lors ; préparer les listes des pausesréservations : Sophie RB, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) :Caroline et les autres
=== Propreté - Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille) / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (qui prepare les affiches de la salle ===couleur)
Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur - Décoration : Fleurs et si nécessaire apporter des contenants adaptésvases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C
Y a-t-il Panneaux pour affichages des poubelles ? infos : Geneviève C et Eliane
Comment organiser - Prévoir pour les fumeurs ? grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C
Accès aux balais et produits d'entretien :''Accueil'''
Pour '''- RDV à 19h''' pour inscrire les poubelles ? Apporter des sacs :personnes sur les listes
=== Organisation du vendredi ===- Prévoir les listes des noms: Isabelle S...
* Accueil- 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire Graillot
2 personnes - 1 personne pour l'entrée sur rue extérieur :pour accueillir les arrivants: Isabelle D
1 personne - Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour l'intérieur le lendemain :Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G....
Préparer le fléchage === Samedi 21 Juin === 2 personnes pour s'informer des règles de sécurité RDV à 8h30:
Installation vendredi - Rangement/installation lendemain :17h45 (10 personnes seraient superClaire G... Dont les 6 personnes qui seront à l’accueil) : Eliane, Geneviève CGenevieve, Sophie RousseauIsabelle S, Sophie RBChloé, Françoise BrangeonStéphanie Schulmann, et ???Installer les chaises: Sophie RBIsballe D, ....Verifier la sono:Installer les tables (accueil); preparer les listes des réservations :Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille):Indiquer le trajet du métro ds la lettre de confirmation:
Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve CPanneaux pour affichages des infos : Geneviève CPrévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable ?) Geneviève C=== Dimanche 22 Juin ===
..........Samedi et dimanche matin 8h15RDV à 8h30: Remise en état du lieu, prêt accueil pour 8h45:....
Rangement: Vendredi - Accueil des participants (6)à 22h, apres la conference): prépa pour le lendemain 8h30: Sophie RBHalina, Yann M...Samedi: même chose: .., Chloé, Edwige, Stéphanie Schulmann...Dimancheune personne l’extérieur: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30) Isabelle D
* Accueil (être prêts des 19 heures car il nous faudra du temps pour noter les - Rangement: 10 personnes sur les listes) Vendredi 6 personnes: Sophie RB, et plus...Samedi pour ranger et dimanche: 6 personnes nettoyer la salle (de 17h à 18h30):Prévoir les listes des noms qui?Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G
prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) === Pauses ===
Qui (1 personne) Organisation type auberge espagnole :Prévoir entre nous et Dominic, pour le timing
Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant Eliane fait le WE:...photocopies des attestations et des documents de Dominic jeudi
Envoi mail informant Prise de contacts par rapport à la conférence à avec plusieurs médias
Dans les derniers joursmail envoyé en début de semaine, un mail pourrait être sera envoyé pour les dernières consigneset le copié collé de infos de cette page == Prochaines rencontres pour finaliser ==pour le numéros conf tel cf le mail de Sophie du 30 Mai
== Prochaines rencontre - Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h00 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30- Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour finaliser ==préparer la salle de la conférence.
Nathalie a déplacé la page Préparation vers Préparation/Paris
Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
=== Gestion des réservations/ envoi confirmations inscriptions ===
- Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline, Sophie RB
=== Hébergements ===
Coordonner les offres / demandes : ClaireGeoffray.
Donner les infos des possibilités: ClaireIdem
=== Matériel ===
- Paperboard: Il : Stephanie S en faudrait au moins 2 et des apporte 1,Eliane apporte 1+ feuilles adéquates : --- Jean-Luc apporte un 3ème + 1 rouleau.
- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes)+ badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S
- Trouver 50 autres chaises (bancs) Ok: Geneviève Cà descendre et remonter le vendredi
- Gros feutres pour paper board et tableau: Isabelle S
- Petits feutres pour écrire noms sur badges: Isabelle S
- Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB + Yannick en back-up ordi mac et pojecteur -Multiprises/rallonges: Ok sur le lieu Genevieve - Grands sacs poubelles: Eliane - Achat de 200 verres/carton: Eliane === Pauses Vendredi 20 Juin === '''RDV à 17h45''' pour ceux/ celles qui le peuvent:Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray, Edwige et Caroline... - Installer les chaises descendre les 50 en + : Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et les autres - Vérifier la sono: Geneviève C
- Accueil des participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, ...
une personne à l'extérieur: Isabelle D
===Finances===
- Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer - Prévoir feuille promesse de dons: Geneviève C,
- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :
- Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne: Stéphanie Schulmann(dimanche)
- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau
- 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), Isabelle S.Isbabelle D === '''Propreté de la salle ='''== '''un espace spécifique pour le groupe organisation'''Il y a une cuisine, nous pourrons entreposer matériel divers, feuille rappel des heures et tâches, bouteille d'eau pour Dominic,traducteurs, nous...et... Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à l'exterieur (dans la rue) Genevieve C Balais / produits d'entretien / sacs poubelles : ok, Eliane et Genevieve C. Merci d'aider à ranger !
=== Repas ===
Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) Geneviève C prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :
(pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager,eau, jus, des douceurs)
Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.
Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : Stéphanie Schulmann dimanche
=== Interprétariat ===
- Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB
- Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard
- Dimanche: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.
=== Partir des lieux ===
Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :Stéphanie Schulmann (paperboard avec papier)...
=== Photocopies ===
=== Médias ===
Contact avec la presse : Malika Elkord(0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées)
=== Dernier mail à tous ===
A noter:Pour toutes questions: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin
== Divers ==
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.