Préparation/Paris

Cette page est dédiée à la coordination de la préparation de l'évènement annoncé en page d'Accueil.

Possibilité de s'inspirer de celles-ci :

• Préparation/Bordeaux
• Accueil/Bordeaux
• Main page/Bordeaux
• etc…

Toutes les pages qui ont été utilisées pour Bordeaux peuvent être renommées sur le même principe pour libérer le nom de page pour l'évènement sur Paris.

Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014.

Qui veut s'occuper de ?

Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité

Gestion des inscriptions

- Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline

Hébergements

Coordonner les offres / demandes : Claire Geoffray.

Donner les infos des possibilités: Idem

Matériel

- Paperboard: Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates : Qui peut en amener ?

- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S

- Trouver 50 chaises (bancs) : Geneviève C

- Gros feutres pour paper board et tableau : Isabelle S

- Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S

- Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB

- Ramener 3 rallonges: Isabelle S, Claire, Genevieve

- Grands sacs poubelles: Eliane

- Achat de 200 verres/carton: Eliane

Vendredi 20 Juin

RDV à 17h45 pour ceux/ celles qui le peuvent: Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray et Caroline...

- Installer les chaises descendre les 50 en + : Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et les autres

- Vérifier la sono: Geneviève C

- Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres

- Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille) / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (qui prepare les affiches de couleur)

- Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C

- Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C et Eliane

- Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C

Accueil

- RDV à 19h pour inscrire les personnes sur les listes

- Prévoir les listes des noms: Isabelle S...

- 5 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray

- 1 personne pour l'extérieur : pour accueillir les arrivants: ...

- Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises prépa pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray....(6 personnes)

Samedi 21 Juin

RDV à 8h30:

- Accueil des participants à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, Jean-Luc B, ...

- Rangement/installation lendemain (6 personnes): Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, ...

Dimanche 22 Juin

RDV à 8h30:

- Accueil des participants à 8h30: Halina, Yann M., Chloé, Edwige, ...

- Rangement: 10 personnes et plus...pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30): Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C

Finances

- Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer : Geneviève C,

- Prévoir feuille promesse de dons: Eliane R,

- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :

- Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne : Stéphanie Schulmann(dimanche)

- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau

- 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), Isabelle S.

Propreté de la salle

Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à l'exterieur (dans la rue) Genevieve C

Balais / produits d'entretien / sacs poubelles : ok, Eliane et Genevieve C.

Merci d'aider à ranger !

Repas

Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) Geneviève C

prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :

Pauses

Organisation type auberge espagnole

(pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs)

Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.

Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : Stéphanie Schulmann dimanche

Interprétariat

- Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB

- Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard

- Dimanche: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.

Partir des lieux

Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :...

Photocopies

Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant le WE:...Stéphanie Schulmann (je peux en faire chez moi seulement. Samedi soir pour le dimanche...)

Médias

Contact avec la presse : Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées)

Prise de contacts par rapport à la conférence avec plusieurs médias

Dernier mail à tous

Dans les derniers jours, un mail pourrait être envoyé pour les dernières consignes

Prochaines rencontres pour finaliser

Copié collé le mail de Sophie du 30 Mai

- Vendredi 6 juin: 18h pour ceux qui le peuvent chez Eliane (le groupe de pratique démarre à 19h) - Samedi 7: A partir de 11h: Brunch / auberge espagnole chez Sophie (Adresse: dans le mail) - Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h30 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30 - Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour préparer la salle de la conférence.

A noter: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin à 100%.

Divers

Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.