Préparation/Paris

Cette page est dédiée à la coordination de la préparation de l'évènement annoncé en page d'Accueil.

Possibilité de s'inspirer de celles-ci :

• Préparation/Bordeaux
• Accueil/Bordeaux
• Main page/Bordeaux
• etc…

Toutes les pages qui ont été utilisées pour Bordeaux peuvent être renommées sur le même principe pour libérer le nom de page pour l'évènement sur Paris.

Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014.

Qui veut s'occuper de ?

Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité

Gestion des réservations/ envoi confirmations

Adeline, Sophie RB

Hébergements

Coordonner les offres / demandes : Claire.

Donner les infos des possibilités: Claire

Matériel

- Signe distinctif pour les organisateurs: Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ?

- Paperboard: Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates :

- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes)

- Urnes: pour collecter les diverses participations:

- Un formulaire type pour les promesses de dons :

Pauses

Organisation type auberge espagnole (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs) Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage. Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) :

Propreté de la salle

Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: Genevieve C

Y a-t-il des poubelles ?

Comment organiser pour les fumeurs ?

Accès aux balais et produits d'entretien :

Pour les poubelles ? Apporter des sacs :

Médias

Contact avec la presse : Malika Elkord

Envoi mail informant de la conférence à plusieurs médias

Organisation du vendredi

• Accueil

2 personnes pour l'entrée sur rue :

1 personne pour l'intérieur :

Préparer le fléchage 2 personnes pour s'informer des règles de sécurité

• Ouverture de la conférence

Prise de parole : à discuter lors de la rencontre de préparation

• Urne

Trouver un lieu pour l'urne et faire passer le message pour les participations volontaires

Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne

Installation vendredi : 17h45 (10 personnes seraient super... Dont les 6 personnes qui seront à l’accueil) : Eliane, Geneviève C, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise Brangeon, et ??? Installer les chaises: Sophie RB, .... Verifier la sono: Installer les tables (accueil); preparer les listes des réservations : Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille): Indiquer le trajet du métro ds la lettre de confirmation:

Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable ?) Geneviève C

.......... Samedi et dimanche matin 8h15: Remise en état du lieu, prêt accueil pour 8h45:....

Rangement: Vendredi (à 22h, apres la conference): prépa pour le lendemain : Sophie RB, ... Samedi: même chose: ..... Dimanche: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30)

• Accueil (être prêts des 19 heures car il nous faudra du temps pour noter les personnes sur les listes)

Vendredi 6 personnes: Sophie RB, ... Samedi et dimanche: 6 personnes : Prévoir les listes des noms qui?

Les badges: qui? (Étiquettes/ badges personnes blanches et Badges couleur pour équipe organisatrice avec un Élément vestimentaire commun pour donner repères): Quelqu'un aurait une idee ?

Autre logistique : Trouver 50 autres chaises (bancs) : Geneviève C Gros feutres pour paper board et tableau Petits feutres pour écrire noms sur badges Pour les pauses (ci-dessous) de samedi et dimanche

Finances

- Prévoir 3 urnes pour récoltes argent et prévoir feuille promesse de dons: Geneviève C

- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :

- Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne

- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau

- 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), ....

Repas

Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche)

prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos)

Qui (1 personne) :

Partir des lieux

Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :...

Photocopies

Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant le WE:...

Dernier mail à tous

Dans les derniers jours, un mail pourrait être envoyé pour les dernières consignes

Divers

Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.