Préparation/Paris : Différence entre versions
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=== Matériel === | === Matériel === | ||
| − | - Paperboard: | + | - Paperboard: : Stephanie S en apporte 1,Eliane apporte 1+ feuilles--- Jean-Luc apporte un 3ème + 1 rouleau. |
- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S | - Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S | ||
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- Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S | - Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S | ||
| − | - Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB | + | - Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB + Yannick en back-up ordi mac et pojecteur |
| − | - | + | -Multiprises/rallonges: Ok sur le lieu Genevieve |
- Grands sacs poubelles: Eliane | - Grands sacs poubelles: Eliane | ||
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- Prévoir les listes des noms: Isabelle S... | - Prévoir les listes des noms: Isabelle S... | ||
| − | - 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray | + | - 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire Graillot |
- 1 personne pour l'extérieur : pour accueillir les arrivants: Isabelle D | - 1 personne pour l'extérieur : pour accueillir les arrivants: Isabelle D | ||
| − | - Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray.... | + | - Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G.... |
=== Samedi 21 Juin === | === Samedi 21 Juin === | ||
RDV à 8h30: | RDV à 8h30: | ||
| − | - Accueil des participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique | + | - Accueil des participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, ... |
| − | + | une personne à l'extérieur: Isabelle D | |
| − | - Rangement/installation lendemain : Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, | + | - Rangement/installation lendemain : Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, ... |
=== Dimanche 22 Juin === | === Dimanche 22 Juin === | ||
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- Rangement: 10 personnes et plus...pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30): | - Rangement: 10 personnes et plus...pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30): | ||
| − | Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C | + | Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G |
===Finances=== | ===Finances=== | ||
| − | - Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer : Geneviève C, | + | - Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer : Geneviève C, |
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- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires : | - A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires : | ||
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Organisation type auberge espagnole : Prévoir entre nous et Dominic, pour le timing | Organisation type auberge espagnole : Prévoir entre nous et Dominic, pour le timing | ||
| − | (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs) | + | (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager,eau, jus, des douceurs) |
Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage. | Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage. | ||
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- Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB | - Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB | ||
| − | - Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho | + | - Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho + en soutien: Ariane Girard |
| − | - Dimanche: Saleem Ebrahim | + | - Dimanche: Saleem Ebrahim + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann. |
=== Partir des lieux === | === Partir des lieux === | ||
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=== Photocopies === | === Photocopies === | ||
| − | + | Eliane fait le photocopies des attestations et des documents de Dominic jeudi | |
=== Médias === | === Médias === | ||
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=== Dernier mail à tous === | === Dernier mail à tous === | ||
| − | + | mail envoyé en début de semaine, un mail sera envoyé pour les dernières consignes et le copié collé de infos de cette page | |
== Prochaines rencontres pour finaliser == | == Prochaines rencontres pour finaliser == | ||
Version actuelle datée du 26 septembre 2014 à 13:27
Cette page est dédiée à la coordination de la préparation de l'évènement annoncé en page d'Accueil.
Possibilité de s'inspirer de celles-ci :
Toutes les pages qui ont été utilisées pour Bordeaux peuvent être renommées sur le même principe pour libérer le nom de page pour l'évènement sur Paris.
Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014.
Qui veut s'occuper de ?[modifier]
Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
Gestion des inscriptions[modifier]
- Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline
Hébergements[modifier]
Coordonner les offres / demandes : Claire Geoffray.
Donner les infos des possibilités: Idem
Matériel[modifier]
- Paperboard: : Stephanie S en apporte 1,Eliane apporte 1+ feuilles--- Jean-Luc apporte un 3ème + 1 rouleau.
- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S
- 50 chaises (bancs) Ok: Geneviève C à descendre et remonter le vendredi
- Gros feutres pour paper board et tableau : Isabelle S
- Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S
- Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB + Yannick en back-up ordi mac et pojecteur
-Multiprises/rallonges: Ok sur le lieu Genevieve
- Grands sacs poubelles: Eliane
- Achat de 200 verres/carton: Eliane
Vendredi 20 Juin[modifier]
RDV à 17h45 pour ceux/ celles qui le peuvent: Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray, Edwige et Caroline...
- Installer les chaises descendre les 50 en + : Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et les autres
- Vérifier la sono: Geneviève C
- Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres
- Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille) / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (qui prepare les affiches de couleur)
- Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C
- Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C et Eliane
- Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C
Accueil
- RDV à 19h pour inscrire les personnes sur les listes
- Prévoir les listes des noms: Isabelle S...
- 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire Graillot
- 1 personne pour l'extérieur : pour accueillir les arrivants: Isabelle D
- Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G....
Samedi 21 Juin[modifier]
RDV à 8h30:
- Accueil des participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, ... une personne à l'extérieur: Isabelle D
- Rangement/installation lendemain : Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, ...
Dimanche 22 Juin[modifier]
RDV à 8h30:
- Accueil des participants (6)à 8h30: Halina, Yann M., Chloé, Edwige, Stéphanie Schulmann... une personne l’extérieur: Isabelle D
- Rangement: 10 personnes et plus...pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30): Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G
Finances[modifier]
- Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer : Geneviève C,
- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :
- Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne : Stéphanie Schulmann(dimanche)
- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau
- 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), Isabelle S. Isbabelle D
=== Propreté de la salle === un espace spécifique pour le groupe organisation Il y a une cuisine, nous pourrons entreposer matériel divers, feuille rappel des heures et tâches, bouteille d'eau pour Dominic,traducteurs, nous... et...
Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à l'exterieur (dans la rue) Genevieve C
Balais / produits d'entretien / sacs poubelles : ok, Eliane et Genevieve C.
Merci d'aider à ranger !
Repas[modifier]
Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) Geneviève C
prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :
Pauses[modifier]
Organisation type auberge espagnole : Prévoir entre nous et Dominic, pour le timing
(pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager,eau, jus, des douceurs)
Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.
Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : Stéphanie Schulmann dimanche
Interprétariat[modifier]
- Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB
- Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho + en soutien: Ariane Girard
- Dimanche: Saleem Ebrahim + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.
Partir des lieux[modifier]
Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :Stéphanie Schulmann (paperboard avec papier)...
Photocopies[modifier]
Eliane fait le photocopies des attestations et des documents de Dominic jeudi
Médias[modifier]
Contact avec la presse : Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées)
Prise de contacts par rapport à la conférence avec plusieurs médias
Dernier mail à tous[modifier]
mail envoyé en début de semaine, un mail sera envoyé pour les dernières consignes et le copié collé de infos de cette page
Prochaines rencontres pour finaliser[modifier]
pour le numéros conf tel cf le mail de Sophie du 30 Mai
- Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h00 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30 - Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour préparer la salle de la conférence.
A noter:Pour toutes questions: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin
Divers[modifier]
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.
