Cette page est dédiée à la coordination de la préparation de l'évènement annoncé en page d'Accueil.
Possibilité de s'inspirer de celles-ci :
Toutes les pages qui ont été utilisées pour Bordeaux peuvent être renommées sur le même principe pour libérer le nom de page pour l'évènement sur Paris.
Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014.
Sommaire
Qui veut s'occuper de ?
Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
Gestion des inscriptions
- Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline
Hébergements
Coordonner les offres / demandes : Claire Geoffray.
Donner les infos des possibilités: Idem
Matériel
- Paperboard: Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates : Stephanie S en apporte 1,Eliane apportera qq feuilles--- Jean-Luc apporte le 2ème + 1 rouleau.
- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S
- 50 chaises (bancs) Ok: Geneviève C à descendre et remonter le vendredi
- Gros feutres pour paper board et tableau : Isabelle S
- Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S
- Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB
-Multiprises/rallonges: Ok sur le lieu Genevieve
- Grands sacs poubelles: Eliane
- Achat de 200 verres/carton: Eliane
Vendredi 20 Juin
RDV à 17h45 pour ceux/ celles qui le peuvent: Éliane, Geneviève, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise, Bella, Halina, Dominique, Claire Geoffray, Edwige et Caroline...
- Installer les chaises descendre les 50 en + : Sophie RB, Jean-Luc b, Bella, Françoise B, et les autres
- Vérifier la sono: Geneviève C
- Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres
- Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille) / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (qui prepare les affiches de couleur)
- Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C
- Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C et Eliane
- Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C
Accueil
- RDV à 19h pour inscrire les personnes sur les listes
- Prévoir les listes des noms: Isabelle S...
- 6 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire Geoffray, Claire G
- 1 personne pour l'extérieur : pour accueillir les arrivants: Isabelle D
- Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises et prépa de la salle pour le lendemain : Sophie RB, Bella, Françoise, Geneviève, Eliane, Claire Geoffray, Claire G....
Samedi 21 Juin
RDV à 8h30:
- Accueil des participants (6)à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, Jean-Luc B, ... une personne à l'extérieur: Isabelle D
- Rangement/installation lendemain : Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, Stéphanie Schulmann, Isballe D, ...
Dimanche 22 Juin
RDV à 8h30:
- Accueil des participants (6)à 8h30: Halina, Yann M., Chloé, Edwige, Stéphanie Schulmann... une personne l’extérieur: Isabelle D
- Rangement: 10 personnes et plus...pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30): Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, Geneviève C, Claire G
Finances
- Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer : Geneviève C,
- Prévoir feuille promesse de dons: Eliane R,
- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :
- Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne : Stéphanie Schulmann(dimanche)
- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau
- 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), Isabelle S. Isbabelle D
=== Propreté de la salle === un espace spécifique pour le groupe organisation Il y a une cuisine, nous pourrons entreposer matériel divers, feuille rappel des heures et tâches, bouteille d'eau pour Dominic,traducteurs, nous... et...
Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à l'exterieur (dans la rue) Genevieve C
Balais / produits d'entretien / sacs poubelles : ok, Eliane et Genevieve C.
Merci d'aider à ranger !
Repas
Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) Geneviève C
prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :
Pauses
Organisation type auberge espagnole : Prévoir entre nous et Dominic, pour le timing
(pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager,eau, jus, des douceurs)
Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.
Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : Stéphanie Schulmann dimanche
Interprétariat
- Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB
- Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard
- Dimanche: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.
Partir des lieux
Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :Stéphanie Schulmann (paperboard avec papier)...
Photocopies
Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant le WE:...Stéphanie Schulmann (je peux en faire chez moi seulement. Samedi soir pour le dimanche...)
Médias
Contact avec la presse : Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées)
Prise de contacts par rapport à la conférence avec plusieurs médias
Dernier mail à tous
Mercredi 18 ou jeudi 19 au matin, un mail sera envoyé pour les dernières consignes et le copié collé de infos de cette page
Prochaines rencontres pour finaliser
pour le numéros conf tel cf le mail de Sophie du 30 Mai
- Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h00 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30 - Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour préparer la salle de la conférence.
A noter:Pour toutes questions: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin
Divers
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.