Préparation/Bordeaux

Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 17, 18 et 19 janvier 2014.

Sommaire

Trousse de l'organisateur(chacun d'entre nous)

Des enveloppes, du scotch, du sopalin, une poche poubelle, de l'eau, une lampe frontale, (un gilet flou pour ceux qui accueillent à l'ext le vendredi)

à acheter : des étiquettes vierges

Qui veut s'occuper de ?

Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité

Dernier mail à tous

Dans les derniers jours, un mail pourrait être envoyé pour les dernières consignes :

Pour les pauses, organisation type auberge espagnole (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs) Pour les ateliers, chacun est invité à venir avec une étiquette ou un badge personnalisé à son nom

Des paperboard

Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates : #Nathalie

#Céline a demandé à Danièle Espace nansouty 1 paper board. ok sur le principe, il reste à organiser le transport.

Urne(s)

Une urne pour collecter les diverses participations : Florence C'est bon j'ai 2 urnes en bois fermables par cadenas si nécessaire.

Papier de promesse de dons

Un formulaire type pour les promesses de dons : #Nathalie et Dieudonné

Photocopies

Si besoin : #Sylvie

Cendriers

Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés :

Signe distinctif pour les organisateurs

Des cravates : #Céline

Il a été proposé aussi des couronnes. Que chacun conserve les couronnes de l'épiphanie reçues délicatement par son roi ou sa reine

Etiquettes, badges

Chaque inscrit aux ateliers pourrait porter une étiquette collante ou un badge, sur laquelle (lequel) il indique au moins son prénom :

soit l'équipe d'orga les fournit soit chaque participant apporte son badge personnalisé

Visite du lycée des graves, lundi

A 9h rencontre avec la proviseur du lycée des graves : #Dieudonné, Yannik

Il faut penser à : y a-t-il des poubelles ? comment organiser pour les fumeurs ? accès aux balais et produits d'entretien

Médias

contacte journaliste Sud-Ouest : Béa ?

envoi mail informant de la conférence à plusieurs médias

Co-bus

Organisation d'un co-bus en partant de la gare pour vendredi soir : #Céline

À l'arrêt Gare St Jean (rue St Vincent de Paul), prendre la Lianes 10 direction Beausoleil Descendre à arrêt Lycée Victor Louis horaires de départ : 19h07 / 19h18 / 19h28 / 19h38 / 19h50 durée du trajet : 20 min

lien vers site TBC [1]

Demandes : une arrivée à 19h37

Retour avec Bus n°10 : 2 horaires possibles : 22h40 ou 23h25 durée du trajet 26 min (jusqu'à la gare)

Organisation du vendredi

Accueil

2 personnes pour l'entrée sur rue :

1 personne pour l'intérieur :

Préparer le fléchage (une grande distance sépare l'entrée sur rue de l'amphithéâtre) :

2 personnes pour s'informer des règles de sécurité : #Yannik

Ouverture de la conférence

Prise de parole :

Urne

Trouver un lieu pour l'urne et faire passer le message pour les participations volontaires :

Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne

Fin de la soirée

Gestion des offres et des demandes de covoiturage après la conférence tant attendue, à l'aide des paperboards :

Ménage : Pas de ménage à faire !

Organisation des ateliers

Accueil

2 personnes pour le pointage : #Catherine Stéphanie, Béa

Pauses

Organiser le lieu pour les pauses intermédiaires :

Urne

A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :