Préparation/Paris

Cette page est dédiée à la coordination de la préparation de l'évènement annoncé en page d'Accueil.

Possibilité de s'inspirer de celles-ci :

• Préparation/Bordeaux
• Accueil/Bordeaux
• Main page/Bordeaux
• etc…

Toutes les pages qui ont été utilisées pour Bordeaux peuvent être renommées sur le même principe pour libérer le nom de page pour l'évènement sur Paris.

Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014.

Sommaire

Trousse de l'organisateur(chacun d'entre nous)

Des enveloppes, du scotch, du sopalin, une poche poubelle, de l'eau, une lampe frontale, (un gilet fluo pour ceux qui accueillent à l'ext le vendredi)

à acheter : des étiquettes vierges : (format 56X34 mm, pour les badges), et des feutres aussi

Qui veut s'occuper de ?

Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité

Dernier mail à tous

Dans les derniers jours, un mail pourrait être envoyé pour les dernières consignes

Pour les pauses, organisation type auberge espagnole (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs) Pour les ateliers, chacun est invité à venir avec une étiquette ou un badge personnalisé à son nom.

Des Verres

Pour les pauses Il faudra juste s'occuper du nettoyage.

Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) :

Des paperboard

Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates :

Urne(s)

Une urne pour collecter les diverses participations

Papier de promesse de dons

Un formulaire type pour les promesses de dons

Photocopies

Si besoin

Cendriers

Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés

Signe distinctif pour les organisateurs

Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ?

Etiquettes, badges

Chaque inscrit aux ateliers pourrait porter une étiquette collante ou un badge, sur laquelle (lequel) il indique au moins son prénom :

soit l'équipe d'orga les fournit soit chaque participant apporte son badge personnalisé

Visite

Il faut penser à  : y a-t-il des poubelles ? comment organiser pour les fumeurs ? accès aux balais et produits d'entretien :

• Des balais
• Poubelles ? Apporter des sacs ?

Médias

Contact avec la presse : Malika Elkord

Envoi mail informant de la conférence à plusieurs médias

Organisation du vendredi

• Accueil

2 personnes pour l'entrée sur rue :

1 personne pour l'intérieur :

Préparer le fléchage 2 personnes pour s'informer des règles de sécurité

• Ouverture de la conférence

Prise de parole : à discuter lors de la rencontre de préparation

• Urne

Trouver un lieu pour l'urne et faire passer le message pour les participations volontaires

Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne

• Fin de la soirée

Ménage :

Organisation des ateliers

• Gestion des réservations/ envoi confirmations: Adeline, Sophie

* Mise en place de la salle les 20/21/22 Juin:

Installation vendredi des 17h45 (10 personnes seraient super... Dont les 6 personnes qui seront à l’accueil) : Eliane, Geneviève C, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise Brangeon, et ???

A faire: (merci d'indiquer vos noms en fonction de vos élans) Installer les chaises: Sophie RB, .... Verifier la sono: Installer les tables (accueil); preparer les listes des réservations : Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille): Indiquer le trajet du métro ds la lettre de confirmation:

Paper board: qui peut en apporter ? Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable ?) Geneviève C

.......... Samedi et dimanche matin 8h15: Remise en état du lieu, prêt accueil pour 8h45:....

Rangement: Vendredi (à 22h, apres la conference): prépa pour le lendemain : Sophie RB, ... Samedi: même chose: ..... Dimanche: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30)

• Accueil (être prêts des 19 heures car il nous faudra du temps pour noter les personnes sur les listes)

Vendredi 6 personnes: Sophie RB, ... Samedi et dimanche: 6 personnes : Prévoir les listes des noms qui?

Les badges: qui? (Étiquettes/ badges personnes blanches et Badges couleur pour équipe organisatrice avec un Élément vestimentaire commun pour donner repères): Quelqu'un aurait une idee ?

Autre logistique : Trouver 50 autres chaises (bancs) : Geneviève C Gros feutres pour paper board et tableau Petits feutres pour écrire noms sur badges Pour les pauses (ci-dessous) de samedi et dimanche

* Finances

A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires : Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne Prévoir 3 urnes pour récoltes argent et prévoir feuille promesse de dons: Geneviève C Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane avec le soutien de Sophie Rousseau 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau),

• Hébergements :

Coordonner les offres / demandes : Claire. Donner les infos des possibilités: Claire

* Repas : Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) Qui (1 personne) :

* Pauses (samedi / dimanche) : Chacun peut prévoir d’apporter Thermos, douceurs, verres plats.... ?????

* Partir des lieux

Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :...

Ménage : balais fournis? à verifier

Divers

Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.