Préparation/Paris
< PréparationCette page est dédiée à la coordination de la préparation de l'évènement annoncé en page d'Accueil.
Possibilité de s'inspirer de celles-ci :
Toutes les pages qui ont été utilisées pour Bordeaux peuvent être renommées sur le même principe pour libérer le nom de page pour l'évènement sur Paris.
Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014.
Sommaire
Qui veut s'occuper de ?
Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
Gestion des inscriptions
- Tableau des inscrits à remplir + Envoi des confirmations: Adeline
Hébergements
Coordonner les offres / demandes : Claire.
Donner les infos des possibilités: Claire
Matériel
- Paperboard: Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates : Qui peut en amener ?
- Etiquettes : pour faire des badges quand les participants arrivent (ils ecrivent eux memes leurs noms sur les etiquettes autocollantes) + badges de couleur pour les organisateurs : Isabelle S
- Trouver 50 chaises (bancs) : Geneviève C
- Gros feutres pour paper board et tableau : Isabelle S
- Petits feutres pour écrire noms sur badges : Isabelle S
- Rétroprojecteur + ordi: Sophie RB
- Ramener 3 rallonge: Sophie RB, Claire, Genevieve
- Grands sacs poubelles: Eliane
- Achat de 200 verres/carton: Eliane
Vendredi
RDV à 17h45 (10 personnes seraient super... Éliane, Geneviève C, Sophie Rousseau, Sophie RB, Françoise Brangeon, Bella B., Halina, Dominique, Claire G et Caroline.....
- Installer les chaises descendre les 50 en +: Sophie RB, Bella B, Françoise B, et les autres
- Vérifier la sono: Geneviève C
- Installer les tables (accueil); préparer les listes des réservations : Sophie RB, Caroline et les autres
- Mettre petits panneaux (à l'entrée, accrochés sur la grille) / Préparer le fléchage : Caroline et Isabelle S (qui prepare les affiches de couleur)
- Décoration : Fleurs et vases ou en pot, nappes/tables : Eliane et Genevieve C
- Panneaux pour affichages des infos : Geneviève C et Eliane
- Prévoir pour grands cendriers à l’extérieur (pot fleurs + sable) Geneviève C
* Accueil
- RDV à 19h pour inscrire les personnes sur les listes
- Prévoir les listes des noms: Isabelle S...
- 5 personnes à l'accueil: Caroline, Chloé, Sophie, Halina, Claire
- 1 personne pour l'extérieur : pour accueillir les arrivants: ...
- Rangement (à 22h, apres la conference):remonter les 50 chaises prépa pour le lendemain : Sophie RB, Bella B., Françoise, Geneviève C, Eliane, Claire....(6 personnes)
Samedi 21 Juin
RDV à 8h30:
- Accueil des participants à 8h30: Claire G, Chloé, Isabelle S, Isabelle D, Dominique, Jean-Luc B, ...
- Rangement: (6 personnes): Claire G., Genevieve, Isabelle S, Chloé, ...
Dimanche 22 Juin
RDV à 8h30:
- Accueil des participants à 8h30: Halina, Yann M., Chloé, Edwige, ...
- Rangement: 10 personnes pour ranger et nettoyer la salle (de 17h à 18h30): Caroline, Stéphanie Schulmann, Eliane, Isabelle S, ...
Finances
- Prévoir 3 urnes, trouver les lieux pour les placer : Geneviève C,
- Prévoir feuille promesse de dons: Isabelle S,
- A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :
- Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne : Stéphanie Schulmann(dimanche)
- Budget dépenses réelles / lien avec Dominic sur la question/récolte/compte argent chaque jour : Eliane et Sophie Rousseau
- 3 personnes responsables des urnes : Sophie (Rousseau), Isabelle S.
Propreté de la salle
Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés: il y a des cendriers à l'exterieur (dans la rue) Genevieve C
Balais / produits d'entretien / sacs poubelles : ok, Eliane et Genevieve C.
Merci d'aider à ranger !
Repas
Repérer les restaurants (dont ouverts le dimanche) Geneviève C
prévoir plusieurs listes (tirage sur grandes feuilles qui seront sur le panneau infos) :
Pauses
Organisation type auberge espagnole
(pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs)
Lors des pauses, ca serait bien d'être vigilant par rapport au nettoyage.
Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) : Stéphanie Schulmann dimanche
Interprétariat
- Vendredi soir: Pascale Molho / Sophie RB
- Samedi: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard
- Dimanche: Saleem Ebrahim / Pascale Molho (à confirmer) + en soutien: Ariane Girard, Stéphanie Schulmann.
Partir des lieux
Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards :...
Photocopies
Trouver où nous pouvons en faire si besoin pendant le WE:...Stéphanie Schulmann (je peux en faire chez moi seulement. Samedi soir pour le dimanche...)
Médias
Contact avec la presse : Malika Elkord (0678665667: Merci de la contacter si vous connaissez des journalistes dont vous pouvez lui transmettre les coordonnées)
Prise de contacts par rapport à la conférence avec plusieurs médias
Dernier mail à tous
Dans les derniers jours, un mail pourrait être envoyé pour les dernières consignes
Prochaines rencontres pour finaliser
Copié collé le mail de Sophie du 30 Mai
- Vendredi 6 juin: 18h pour ceux qui le peuvent chez Eliane (le groupe de pratique démarre à 19h) - Samedi 7: A partir de 11h: Brunch / auberge espagnole chez Sophie (Adresse: dans le mail) - Lundi 9: Conférence telephonique de 19h30 à 20h30 (numéro dans le mail) - Mercredi 18: Conférence tel de 19h30 à 20h30 - Vendredi 20 juin: RDV à 17h45 sur place pour préparer la salle de la conférence.
A noter: Eliane sera disponible le jeudi 19 juin et le vendredi 20 juin à 100%.
Divers
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.