Préparation/Paris
Cette page est dédiée à la coordination de la préparation de l'évènement annoncé en page d'Accueil.
Possibilité de s'inspirer de celles-ci :
Toutes les pages qui ont été utilisées pour Bordeaux peuvent être renommées sur le même principe pour libérer le nom de page pour l'évènement sur Paris.
Page utilisée pour coordonner les détails pratiques de la préparation des rencontres de 20, 21, 22 juin 2014.
Sommaire
Trousse de l'organisateur(chacun d'entre nous)
Des enveloppes, du scotch, du sopalin, une poche poubelle, de l'eau, une lampe frontale, (un gilet fluo pour ceux qui accueillent à l'ext le vendredi)
à acheter : des étiquettes vierges : (format 56X34 mm, pour les badges), et des feutres aussi
Qui veut s'occuper de ?
Il suffit de s'incrire là où vous souhaitez prendre la responsabilité
Dernier mail à tous
Dans les derniers jours, un mail pourrait être envoyé pour les dernières consignes
Pour les pauses, organisation type auberge espagnole (pour ceux qui le peuvent, amener son gobelet réutilisable, un thermos plein avec une boisson à partager, des douceurs) Pour les ateliers, chacun est invité à venir avec une étiquette ou un badge personnalisé à son nom.
Des Verres
Pour les pauses Il faudra juste s'occuper du nettoyage.
Gestion des verres (récupération après chaque journée, nettoyage) :
Des paperboard
Il en faudrait au moins 2 et des feuilles adéquates :
Urne(s)
Une urne pour collecter les diverses participations
Papier de promesse de dons
Un formulaire type pour les promesses de dons
Photocopies
Si besoin
Cendriers
Vérifier la présence de cendriers à l'extérieur et si nécessaire apporter des contenants adaptés
Signe distinctif pour les organisateurs
Hauts (tee-shirt ou pull) d'une couleur vive (à definir ensemble) ?
Etiquettes, badges
Chaque inscrit aux ateliers pourrait porter une étiquette collante ou un badge, sur laquelle (lequel) il indique au moins son prénom :
soit l'équipe d'orga les fournit soit chaque participant apporte son badge personnalisé
Visite
Il faut penser à : y a-t-il des poubelles ? comment organiser pour les fumeurs ? accès aux balais et produits d'entretien :
- Des balais
- Poubelles ? Apporter des sacs ?
Médias
contacte journaliste : Malika Elkord
envoi mail informant de la conférence à plusieurs médias
Organisation du vendredi
- Accueil
2 personnes pour l'entrée sur rue :
1 personne pour l'intérieur :
Préparer le fléchage 2 personnes pour s'informer des règles de sécurité
- Ouverture de la conférence
Prise de parole : à discuter lors de la rencontre de préparation
- Urne
Trouver un lieu pour l'urne et faire passer le message pour les participations volontaires
Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne
- Fin de la soirée
Ménage :
Organisation des ateliers
- Accueil
2 personnes pour le pointage
- Pauses : avoir une horloge visible pour tous
Organiser le lieu pour les pauses intermédiaires :
- Urne
A la pause de midi, faire appel aux participations volontaires :
Inciter à insérer espèces, ou chèque, ou proposition de dons dans une enveloppe à mettre dans l'urne
- Partir des lieux
Gestion des offres et des demandes pour les déplacements et autre, à l'aide des paperboards
Ménage : balais fournis? à verifier
Prochaines rencontre pour finaliser
Divers
Lorsqu'une question se pose, il est proposé de la formuler par mail et d'y répondre sur le Wiki.
